鉴于目前疫情防控形势，为保证学院各项工作正常有序开展，提高会议室合理、高效、规范使用，现将疫情防控期间各会议室使用、管理有关事项通知如下：

一、会议召开方式

疫情防控期间，各部门召开会议宜采用网络远程视频方式，尽量减少现场会议,如必须召开，需控制现场参会人数，一般不得组织超过20人以上的会议活动，如确有需要，需提前报备，并做好与会人员的安全防护工作,参会人数较多时，可通过现场与视频结合的方式。

二、会议室预约申请

学院办公室所辖会议室使用，实行预约申请登记制度，按以下流程办理：

（一）部门申请。会议组织部门提前向办公室预约申请，申请时填写纸质《会议室使用申请表》，由部门负责人签字后，拍照微信提交办公室（联系人：吴公莹、栾琦）；特殊情况下可先电话预约申请，经同意后在会前补交申请表。（OA办公系统正在升级中，升级完成后可直接通过OA提交申请）

预约申请时间：于会议召开时间至少提前一天，特殊情况至少提前半天。

（二）安排使用。办公室对各部门提交的会议室预约申请进行统筹协调安排，办公室主要负责同志审批后，及时反馈申请部门。其中：列入学院工作计划的会议优先使用；各部门预定的会议室与学院临时性重要会议发生冲突的，学院会议优先使用，由办公室另行协调安排部门会议场所。

（三）会务服务。院级会议由办公室负责准备、通知和服务；各部门组织的专项会议，会议准备、通知下达由各部门安排专人负责，提前与办公室对接，办公室提供服务。

（四）会后整理。会议结束后，各使用部门应及时与办公室做好交接，协助办公室做好会议室的清洁、整理和消毒等工作。

三、会议注意事项

（一）会议组织部门会前应主动了解参会人员的健康状况并组织填写《参会人员登记表》。有体温高于37.3℃或有咳嗽、乏力、腹泻等症状人员，严禁到现场参加会议，可通过网络视频形式参会。

（二）会场人员座位保持间隔1米以上，实行分散就座；会议室内要保持空气通畅，如会议时间较长，每1小时开窗通风1次。

（三）参会人员应全程佩戴口罩，参会期间若出现发热等身体不适症状，应立即报告会议组织方，立即离开会场，就医处置。

（四）压缩会议时长，会议期间参会人员尽量不要外出，注意做好个人防护和手卫生，保持会场清洁。

办公室

2020年3月25日